随着现代信息技术的飞速发展，档案资料作为一种重要的信息资源，在社会各行各业中得到了越来越多的开发和利用，日益显示出其重要作用。档案信息数字化网络化己成为不可阻挡的趋势和发展方向。
南大之星档案网络管理系统以教育系统档案信息资源共享为出发点，在充分分析高校档案业务需求的基础上，按照国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《档案管理软件功能要求暂行规定》以及新《高等学校档案管理办法》（教育部和国家档案局27号令）的要求，借鉴并吸收其他优秀软件的实际经验和前瞻性理念， 成功开发了高度体现高等学校档案管理模式和发展理念的南大之星档案网络管理系统（B/S）高校版。
南大之星档案管理系统以高校档案管理部门为具体实施目标，在充分考虑全国教育系统档案工作各种共性的同时，采用灵活的系统设计和模型，最大限度地兼顾了各类档案部门的特性和未来档案业务发展的新要求，最大程度地避免了由于业务需求和工作模式发生改变而带来的重复投资、浪费人力、物力等不良情况的发生。由于系统设计是一个纯粹的浏览器／服务器（B/S）结构，只要在档案部门安装一台档案服务器，其他任何部门和个人都可以根据权限设定浏览、著录、查询档案信息，就像访问Internet网站一样方便快捷，彻底摆脱了以前每个客户端都要安装软件的弊病。同时改变了档案收集、归档以及利用工作滞后于文件管理工作这一传统档案管理模式，将档案的收集、鉴定、指导等工作融于日常文件管理之中，轻松在校园局域网上实现文件的收集、整理以及鉴定移交等工作，做到了“随发文、随归档、随利用”三同步，使档案资源在日常管理工作中具有了更加重要的现实意义。
从档案管理软件系统的投入使用情况看，档案管理系统越早投入建设，档案信息资源就会越早得到利用，档案管理部门以及业务利用部门也就会越早享受档案信息资源带来的良好服务并从中受益。更为重要的是，该系统的设计理念和设计思路可以极大地提高高校档案工作效率，随时为领导和广大师生及时提供高质量的档案信息。
l 南大之星档案软件是根据什么标准设计开发的？
南大之星档案管理系统以教育行业档案信息资源共享为出发点，在充分分析高校档案业务需求的同时，按照国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《档案管理软件功能要求暂行规定》的要求，以及新的《高等学校档案管理办法》（教育部和国家档案局27号令）的多个国家标准，借鉴并吸收其他优秀软件的实际经验和前瞻性理念，开发档案网络管理系统(B/S)高校版。
l 南大之星档案软件是专门针对高校设计的吗？
是的。高校版是专门针对我国各级各类高等学校档案管理部门的实际情况定制开发的。南大之星档案网络管理系统在设计时以高校档案部门为具体实施目标，在充分考虑全国教育系统档案工作各种共性的同时，采用灵活的设计理念和模型，最大限度地兼顾了各不同档案部门的特性和未来档案业务发展的新要求，最大程度地避免了由于业务需求和工作模式发生改变带来的重复投资、浪费人力、物力等不良情况的发生。
l 什么是B/S结构的档案网络管理软件？
作为客户端/服务器(C/S)的替代技术，浏览器/服务器(B/S)结构已经成为目前各类网络管理软件的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构，具有易安装、易维护、易操作，与操作系统，后台数据库无关等特点。
l B/S结构的档案网络管理软件的突出优势有哪些？
只要在学校档案部门的一台服务器上安装了本系统，其他任何部门和个人都可以根据权限设定浏览、著录、查询档案信息，就像访问其他Internet网站一样方便快捷，彻底摆脱了以前每个客户端都要安装软件的弊病。每个利用人员可以把档案部门的服务器当作学校校园网的一个网站进行著录、访问和查询。
l 为什么说B/S结构的档案网络管理软件比C/S结构的要节省大量费用？
根本原因是B/S结构的档案网络管理软件不需要安装客户端，从而减少支出。C/S结构的档案软件除了要购买服务器端软件以外，还要求必须在每个使用软件的用户计算机上都安装客户端软件，否则就不能访问档案信息。虽然表面上服务器软件比较便宜，但是购买每个客户端也需要将近1000元的费用，客户端越多支出越大，很不合算。而且不可能所有部门的用户都安装客户端，大大限制了档案信息的应用。只有B/S结构的软件才是符合现代网络潮流的现代化软件。
l 该软件是如何实现灵活分类组卷的？
既可以按照旧的案卷级分类管理，也支持新的文件级管理，均适用。不同立卷归档部门可以任意创建和移动目录，系统管理员集中分配控制权限，用户权限设定严谨。分类组卷灵活，支持实体分类组卷、文件级组卷、部门立卷等多种组卷方式，用户可根据实际需要随意设置。用户可以在不改变原有（纸质）档案分类方法的前提下，利用该系统实现电子目录与实体档案目录一一对应。
l 如何在校园网上利用该软件进行远程著录、整理和移交档案？
由系统管理员给每个立卷归档部门的人员设立一个帐户，归档部门人员可以随时将收集到的文件材料通过网络著录在档案馆的文件服务器上。同样，归档部门在任何时候都可以独立或者和档案管理部门一起对本部门的归档文件进行整理，也可以在适当时候在网上向档案馆移交已整理好的档案。
l 该软件支持多媒体档案吗？
支持。该软件支持的文件格式有：各种图像档案（jpg/bmp/gif/Tif等）、文字档案（word/excel/ppt/wps/text/html等）、声像档案和多媒体档案（mp3/wma/wmv/asf等），并可以实现在线点播，如领导讲话录音、录像等声像资料都可以通过数字化后上网，形成学校的“多媒体点播中心”。
l 为什么说利用该软件可以最大程度地减轻档案管理部门人员的工作量？
该系统利用B/S结构特点，改变了以往所有纸质文件归档到档案部门后由档案馆人员负责集中录入数据库的工作方式。现在此工作可以由各立卷归档部门承担，立卷人员随时把收集到的文件在网上直接录入到该系统数据库中，档案管理部门只需要在网上整理规范各部门著录到服务器上的归档文件目录即可，分散了档案管理部门录入数据的工作量，最大程度地减轻了档案部门的工作压力。
l 该软件是如何做到“三同步”的？
以往的手工档案管理模式，是在第二年才将前一年形成的档案文件移交到档案管理部门归档，也就是说只有在第二年才能查询到前一年的档案文件资料，这样提供档案信息的形式根本不能满足人们对档案信息的需求，档案部门也不能在第一时间提供出高质量的档案信息。利用该系统可以做到归档部门随时将发出的文件著录到档案服务器中，其他利用人员可以在第一时间检索查询到最新的档案信息，做到了“随发文、随归档、随利用”三同步，使档案资源的利用在日常管理工作中具有了更加重要的现实意义。
l 从哪里可以看出该软件的权限设置既严格又灵活？
由系统管理员一人集中设定所有用户权限，对每个部门、用户的权限可细化到记录级，非常适合校园网的管理模式。另有系统安全日志及系统自动备份功能，确保数据安全 。
l 为什么说该软件的查询机制是最快捷的？
系统采用了当今流行的互联网模糊搜索引擎，无需事先设置查询条件，全模糊查询和精确查询并举。可以对任意字段内容进行模糊匹配和精确匹配查找，查全查准率达到100%，查询速度快，而且查询结果与档案实体所在位置完全对应，方便去档案库房查找档案原件。
l 该软件的后台数据库是什么？以前归档的各种格式的数据能否合并转移到新的数据库中来？
该系统的后台数据库是微软公司开发的Microsoft SQL Server 2000，有数据存贮快、安全保密性强、与微软其他应用程序兼容性高等特点。这是基于Windows开发平台上最标准、最普遍的数据库。还可以将用户以前使用其他软件形成的其他格式的数据转换成SQL Server 2000的标准格式。
l 如果单位已有办公自动化系统（OA），还有必要使用档案网络管理系统吗？
很有必要。一般情况下，办公自动化系统侧重于公文流转，其中的档案管理模块相对简单，远远不能满足国家规定的“关于档案管理工作的要求”。因此必须在OA系统中链接非常专业的档案管理系统才能使的较为复杂的档案管理简单化、数字化、科学化，提高了档案的利用率，最大程度的满足人们对档案管理的要求，实现了档案的利用价值，也突出了档案管理工作的先进性与必要性。
本系统采用浏览器/服务器（B/S）结构，不需要安装客户端软件，客户端只需要一台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以访问该系统，具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。目前全国有600多家高校在使用该系统。
系统版本齐全，满足不同行业的需求，包括：高校版、中学版、企业版、机关版等。系统预留了可以与各种办公自动化系统交换数据的接口,可以实现与用户办公自动化系统的连接。该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、教学档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等)、收发文管理，其主要功能特点如下:
一、系统构架及运行平台
浏览器/服务器(B/S)结构作为客户端/服务器(C/S)的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构，具有易安装、易维护、易操作，与操作系统，后台数据库无关等特点。
软件环境：windows server 2000/2003，SQL server 2000。另外用户需要为WEB服务器申请一个IP地址，客户端浏览器直接通过IP地址进入系统。
硬件配置：最低配置为512MB内存，2.0G CPU，80GB硬盘。可采用PC机，也可使用专门的服务器。
二、系统主要功能
1. 全文管理与全文检索
系统通过高效的全文检索算法，实现了全文附件的高速检索。系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文，从而实现了对档案全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。
2. 图像、录像、录音等多媒体档案管理
系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像和多媒体文件到系统中，并进行在线点播。
3. 档案信息统计
系统可以对各类档案资料进行灵活的统计，并可绘出各种统计图表。
4. 档案借阅利用
系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体,系统可记录完整的借阅利用信息，并进行借出档案实体的催还和借阅利用信息的统计。
5. 归档电子文件到标准PDF格式自动批量转换
根据国家档案局电子文件管理的有关规定，电子文件和图像文件必须转换成标准格式（PDF）归档保存。“南大之星”档案网络管理系统专门设计了“电子文件格式标准化转换中心”功能模块，通过“中心”将电子文件自动批量地转换成不可修改的标准PDF格式归档。系统可以控制该PDF文件不被下载、打印、修改、保存，从而有效地保证了电子文件的真实有效安全性。
6.自由建库：用户可以根据自己需要自由创建档案数据库，并且建库权限可以控制.自定义数据库结构：用户可以根据具体情况，自定义数据库结构，以满足不同类别专业档案管理的需要。
7. 公文图像的OCR识别
对于扫描的纸质文件，南大之星档案网络管理系统(OCR版)可以自动识别扫描的文件图像，客户端将文件扫描图像上传到服务器上，服务器端自动利用OCR识别模块将该图像识别成文本，存入系统数据库。这样就可以实现用户对文件扫描图像内容的查询，即全文检索，我们采用了目前国内最先进的识别技术，识别率达到99.99%。
8. 此外，系统功能还包括：档案鉴定销毁、辅助组卷、主题词自动标引、自定义著录项目、打印各种目录、自定义打印目录、数据批量修改、用户账户/权限管理、系统日志管理、系统状态控制、数据备份与恢复、类目管理、词典库维护、邮件系统等。
9．信息发布系统
南大之星信息发布系统是一个面向所有用户的信息发布平台，这些用户包括：档案工作人员、各级领导、普通工作人员、社会用户等。该系统将档案管理系统中整理好的数据（如：目录信息、全文、电子文件、扫描图片、视频、音频档案等各种类型的档案数据）通过管理员定制好的“发布策略”以网站的方式向所有用户发布档案信息。通过发布系统的各项定制功能，用户无需任何网站制作方面的专业知识，就可以轻松架设起本单位的信息发布网站。
三、系统主要特点
1. 支持档案信息远程录入、各种格式的电子文件和纸质文件扫描图像文件的上传。由于该系统基于TCP/IP协议，所以用户不受地域限制，只要有一台接入互联网的计算机就可以登录到该系统中，使用系统的各种功能。
2. 系统功能齐全
不仅可以管理文档级、案卷级、全宗级的档案，还可以进行收发文管理及多媒体档案管理。
3. 信息录入与信息输出格式标准规范
档案著录项目、著录项目标识符、著录格式、著录用文字、载体类型标识等完全依照国家档案著录规则。同时也遵循新的档案管理细则，可以进行文件级管理，也可以进行案卷级管理。
4. 自定义输入界面及打印格式
用户可根据自身需要，定制输入格式及打印格式。
5. 信息安全可靠
该系统的安全机制主要包括6个方面：
（1）利用MD5算法对数据库中用户密码等数据进行加密；
（2）用户身份认证和数据授权；
（3）数据自动定时备份，确保了网上录入档案数据的安全性及可靠性；
（4）系统日志管理
（5）IP地址访问限制
（6）保证电子文件安全性：通过128位数字证书保证数据在网络上安全传输，信息不会被非法截获；通过完善的电子文件背景信息记录，电子文件访问日志，以及系统用户权限控制保证电子文件不被非法访问。
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